一、目的

    为加强学院档案的收集、整理、保管和利用，提高档案管理水平和服务水平，促进我院人事档案管理工作推进顺畅，以起到提高我院发展实力的作用。

    二、原则

    安全、保密、系统和完整的原则。

    三、管理体制

    原则上学院行政人员的人事档案由学院人事处保管，其他人员的人事档案由所在部门派专人负责管理。

    四、档案分类

    学院职工人事档案分为试用期职工档案和正式员工档案两大类：

    （一）试用期职员档案

    1、分类：试用期职工档案可分为基本工资类；试用期考核类；转正材料类等。

    2、材料包括：

    （1）求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、试用期劳动合同等；

    （2）转正申请、试用期末考核记录及其他与转正有关的材料。

    （二）正式员工档案

    1、分类：正式员工档案可分为基本资料类、合同协议类、培训类、考核类、工资类、职务变动类、奖惩类和离职类等。

    2、材料包括：

    （1）求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基本资料；

    （2）劳动合同及补充协议、保密协议等各种协议；

    （3）培训申请、培训记录、培训心得和培训效果评估等与培训相关的资料；

    （4）试用期的各类考核材料、正式录用后每季度或每年的考核材料等；

    （5）工资记录、调薪记录等；

    （6）职位说明书、职务变动等记录和资料；

    （7）各类奖励、处罚材料；

    （8）离职申请、离职交接手续等相关资料；

    （9）其他无法归入以上八项的材料。

    五、人事档案的归类、排列与编号

    （一）人事档案的归类

    人事档案划分九类后，应把每份材料归入相应的类别中去。具体归类方法如下：

    1、按文件材料的名称归类：凡文件材料有准确名称的，即按名称归入所属类别。

    2、按文件内容归类：对只看名称还无法确定类目归属的材料，应根据其内容归入相应的类别。若材料内容涉及几个类目时，则应根据主要内容归入相应类目。

    （二）人事档案的排列

人事档案归类后，每类中的材料应按一定的顺序排列，即按照材料形成的时间先后，从远到近，依次排列。采用这种办法便于掌握员工的成长和发展变化，有利于新材料的继续补充。

    （三）人事档案的编号

按照一定的顺序对每卷人事档案科学地编号是档案整理和保管工作的重要一环。它对巩固整理成果、固定档案排列顺序、方便保管和查找利用有着重要的作用。人事档案的编号方法很多，如汉语拼音编号法、笔形编号法和姓氏笔画编号法等。

    1、汉语拼音编号法

    （1）全拼音排序法，其操作方法如下：

姓，按拼音字母的次序排列，第一个字母相同再按第二个字母的次序排列；在同姓中，按名字的每一个字的拼音字母顺序排列。

名字，先按第一个字的拼音字母排列，如第一个字的拼音相同，则按每二个字的拼音字母的顺序排列。遇复姓四个字的姓名也依此类推。

根据人事档案的特点，目前学院采用此类方法进行排序编号。

    （2）半拼音排序法，是指姓氏取全拼音，名字只限汉语拼音的字头，其操作方法如下：

先排姓的先后顺序；姓氏相同按名字的第一个字的拼音字头排序；名字第一个字的拼音字母相同，则按名字的第二个字的拼音字头号排序。

    2、笔形编号法，又称“四角号码法”（略）

    3、姓氏笔画编号法（略）

    4、单位编号法（略）

    5、分类编号法（略）

    六、人事档案保管的物质条件

    （一）文件夹：试用期员工档案属临时档案，用普通文件夹暂时保存。试用期满经考核转为正式职工后，按正式职工的要求归档和管理档案。

    （二）档案袋：正式员工档案用档案袋保存。

档案袋是人事档案的主要包装材料。它不仅能保护档案材料，减少磨损，防止光线、灰尘和有害气体对档案的损坏，同时又是人事档案的封面，有利于档案的检索和存放。

    1、档案袋规格：长30cm,宽24cm。

    2、档案袋材料：选用内页共60页的透明胶纸的文件夹。

    3、档案袋颜色：应采用浅淡色，目前采用浅蓝色。

    七、人事档案提供利用方式

    人事档案提供利用的方式是档案管理部门在可提供利用的范围内，提供档案的具体形式。目前，提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证明材料、提供人事资料卡片和提供人事工作信息等。

    1、查阅

    查阅是相关利用者到人事档案管理部门去查看所需要了解的档案材料，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门在提供查阅时，应做好相应的查阅登记。

    2、调阅

    调阅是相关利用者为了完成某项人事工作任务，通过查阅不能满足其需要时，必须将人事档案借出使用而采取的一种利用方式。借阅人事档案必须严格履行借阅手续，借出时间一般不超过两周，借出的档案逾期未还时，档案管理部门要及时催还或续办延长手续。不相关部门人员调阅档案在《调阅登记薄》上登记并呈存档案部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。

    3、出具证明材料

    出具证明材料是在提供利用的范围内，由管理部门对人事档案的有关内容进行摘抄和复制，形成单独材料，以证明该人的情况。出具的档案证明应认真校对、审查，经档案管理部门主管批准后，加盖部门公章后方可发出。

    4、人事资料卡

    每个档案都建立一张人事资料卡，记载存档人基本信息资料。根据需要了解的问题，查阅者可摘抄人事资料卡的相关内容或复印资料卡。

    5、其他需要存档的资料。

    八、人事档案的保存期限与销毁

    1、学院建立的内部人事档案原则上永久保存，对于辞职、辞退和离职等人员档案，自职工离职之日起保存一年后方可销毁。

    2、各类档案应根据规定定期进行鉴定，此项工作由学院指定部门根据档案的保管期限和再利用价值进行鉴定。凡需销毁的档案应登记造册，经主管领导签署意见后方可销毁。

    3、学院人事部门每年对收集、整理、利用、销毁的档案分别进行全面统计并上报。

    九、奖励和处罚

    1、学院对在档案的收集、整理、立卷、归档等工作中成绩显著的部门和个人予以奖励。

    2、学校对以下部门或个人予以奖励：举报、制止档案违法行为或在查处档案违法案件表现突出的；热心资助档案事业事迹突出的；在其他方面对档案工作作出突出贡献的。

    3、学校对以下部门或个人予以行政处分或罚款：损坏、丢失学校档案的；擅自提供、抄录、公布、伪造档案的；不按规定归档或不按期归档的；明知保存的档案面临危险而不采取措施造成档案损失的。情节严重的应追究刑事责任。